Você está tendo dificuldade para gerenciar o seu tempo? Não está conseguindo estabelecer prioridades, sentindo que perde o foco e a produtividade?
Hoje vim compartilhar aqui com vocês uma ferramenta que utilizo com meus clientes para ajuda-los na gestão do tempo, a Matriz de Eisenhower. Para ajudar na priorização das suas tarefas.
A Matriz de Eisenhower foi criada há muito tempo, mais precisamente na época da Segunda Guerra Mundial, pelo então general do exército americano Dwight Eisenhower, que também foi o 34º Presidente dos Estados Unidos de 1953 a 1961. Durante a Segunda Guerra Mundial, Eisenhower foi um general de extremo reconhecimento, atuando na estratégia para a invasão aliada da Europa.
Para entendermos melhor a Matriz de Eisenhower, uma frase dita por seu criador a resume: “Eu tenho 2 tipos de problemas: os urgentes e os importantes. O que é urgente raramente é importante, e o que é importante raramente é urgente”.
Dessa forma, Eisenhower classificava seus desafios em duas categorias iniciais:
importante e não importante;
urgente e não urgente.
Na concepção do autor da matriz, as atividades importantes são aquelas que impactam diretamente nas metas e resultados que precisam ser cumpridos a longo prazo. Já as atividades urgentes são aquelas que têm apelo imediato e prazo definido.
A ferramenta é dividida nos seguintes quadrantes:
1) Importante e urgente: ou seja, faça imediatamente.
Neste primeiro quadrante, devem constar as tarefas cruciais para a realização do seu trabalho, ou seja, as atividades de alta prioridade que têm um prazo a ser cumprido.
Aqui, o não cumprimento pode trazer consequências imediatas e a longo prazo. Então, faça-as imediatamente!
2) Importante, mas não urgente: programe-se para realizar.
Aqui, ficam as tarefas que são importantes, devem ser executadas, mas, que podem esperar um pouco. Geralmente, aquelas que devem ser desenvolvidas em um médio ou longo prazo.
3) Urgente, mas não importante: delegue.
Em meio à ansiedade e ao grande fluxo de demandas da rotina trabalhista, é comum focarmos em atribuições que surgem como urgentes, mas que, na verdade, não são de grande importância naquele momento.
Logo, é importante refletir sobre quais atividades devem constar nesse quadrante.
Aqui, o melhor a fazer é delegar para outras pessoas essa atividades menos importantes.
4) Não urgente, não importante: elimine.
Geralmente, as atividades que serão colocadas nesse quadrante são aquelas que, muitas vezes, é melhor nem realizá-las. Isso mesmo, são aquelas tarefas que em nada agregarão às suas metas e aos resultados da organização.
Então, deixe-as para depois ou elimine-as da sua agenda.
Quais são os benefícios da ferramenta?
a) Saiba por onde começar
Quando temos muitas tarefas acumuladas, pode ser complicado escolher por onde começar. Há quem prefira começar pelas mais simples, pelas mais complexas, ou até mesmo decidir de maneira aleatória. Com a Matriz de Eisenhower, temos critérios mais objetivos e uma ordem para cumprir as atribuições.
b) Reduza a ansiedade
O aumento da pilha de tarefas é motivo de estresse e ansiedade, especialmente, conforme percebemos que não estamos dando conta de fazer tudo que deveríamos — ou que achamos que deveríamos. Com uma ferramenta visual, fica mais fácil tomar decisões quanto às suas pendências — fazer agora, planejar, delegar ou eliminar —, além de ter um panorama mais realista da carga de afazeres que ainda há por fazer. Isso certamente vai ajudar a aliviar o seu emocional.
c) Foque no que realmente importa
Podemos nos sentir tentados a fazer as coisas no momento em que elas aparecem, mas isso acaba resultando em desperdício de tempo e perda de produtividade. No momento em que está dando atenção a algo que não é importante, poderia estar se dedicando a atividades mais significativas para você e para a sua empresa.
Por isso, dê foco especial às tarefas do primeiro e segundo quadrantes — as tarefas importantes — e veja como suas horas de trabalho renderão mais.
Comments